Un séjour scolaire à l'étranger est organisé sur le temps scolaire et comprend au moins une nuitée. Il répond à un objectif pédagogique et des règles précises d'organisation dans le cadre du projet d'école ou d'établissement.
« Le véritable voyage de découverte ne consiste pas à chercher de nouveaux paysages, mais à avoir de nouveaux yeux » - Marcel Proust
Le séjour repose sur un projet pédagogique, défini au sein de l'école ou de l'établissement scolaire. L'équipe organisatrice est composée du directeur d'école ou du chef d'établissement, de l'adjoint gestionnaire, des enseignants porteurs du projet, des conseillers pédagogiques, de la secrétaire de direction, de l'assistante sociale ou de l'infirmière, le cas échéant. Ensemble, les différents acteurs vont réfléchir aux objectifs et à la définition du projet.
Ce travail d'équipe est une étape importante car le dossier sera soumis au conseil d'école ou au conseil d'administration, dans lequel les parents d'élèves sont représentés. Le projet sera ensuite visé par les autorités académiques.
L'équipe et les élèves peuvent définir ensemble le lieu et le déroulé du séjour. En fonction de ces choix, l'équipe va définir le budget prévisionnel, en faisant appel, si besoin, à des prestataires extérieurs. Ce budget permet d'avoir une idée du coût par élève, et de la participation des familles. Le projet inclut des activités avec les partenaires avant, pendant et après la mobilité, permettant toutes les formes d'implication de l'établissement que les élèves et/ou les enseignants participent ou non à la mobilité.
